Menyusun Pembukuan umkm atau laporan keuangan yang baik dan benar hingga saat ini masih menjadi satu masalah besar yang dialami oleh UMKM terutama yang sedang merintis usaha. Banyak sekali kasus kasus yang berkaitan dengan keuangan seperti kesulitan cara penentuan harga jual, Bagaimana menyusun laporan keuangan, sering terjadi kebocoran di pembelanjaan, hingga pengaturan cashflow yang tidak disiplin.
Disini, kita akan belajar bersama bagaimana menyelenggarakan pembukuan yang efektif dan efisien meskipun anda awam dengan pembukuan. Yang perlu anda ketahui adalah prinsip dasar akuntansi dan bagaimana anda membangun sistem keuangan yang aman.
Pentingnya delegasi pekerjaan
Jangan kerjakan semuanya sendirian
Seringkali yang mereka keluhkan dengan masalah-masalah tersebut terkait dengan kemampuannya menangani pembukuan. Kita tahu bahwa hampir semua UMKM dijalankan dan dikendalikan oleh pemiliknya langsung. Hanya sedikit yang sudah membuat organisasi perusahaan dan melakukan delegasi kepada timnya
Apa saja sih, yang bisa anda delegasikan ke anak buah atau tenaga freelance? coba simak beberapa profesi dibawah ini
Step 1
KONSISTEN DAN DISPLIN
Aturan utama yang harus ditegakkan adalah konsisten dan disiplin untuk mengumpulkan semua nota-nota, kuitansi, atau bukti-bukti transaksi keuangan lainnya. Daya ingat manusia itu sangat terbatas dan tidak semua peristiwa bisa terekam di otak.
Ibarat sebuah komputer, otak manusia adalah harddisk komputer yang mempunyai keterbatasan daya simpan. Agar otak bisa bekerja secara efektif, sebaiknya bebaskan memory anda dari data-data transaksi keuangan.
Mengingat-ingat jumlah barang belanjaan dan total belanjaan adalah tindakan yang sangat receh dan tidak bermanfaat. Lebih baik gunakan memory anda untuk menyimpan grand desain bisnis dan strategi-strategi besar yang akan dijalankan bersama tim. Inipun perlu anda catat dalam sebuah aplikasi khusus yang bisa memetakan pikiran kita agar poin-poin yang akan dikerjakan tidak hilang begitu saja. Nanti kita juga akan belajar tentang ini.
Kembali ke masalah nota tadi, akan lebih bagus jika daftar belanjaan anda disertai dengan nota atau bukti transaksi lainnya seperti kuitansi. Berikan catatan atau keterangan seperlunya untuk barang belanjaan yang ditulis dengan istilah-istilah asing dari toko penjualnya.
Setiap data harus bisa dibaca oleh pengguna lain
Saya sering menjumpai istilah-istilah asing dan membingungkan dari nota belanja klien saya. Contohnya adalah perusahaan konveksi yang berbelanja kain. Tidak semua toko kain menerapkan manajemen toko modern yaitu menggunakan cash register atau aplikasi penjualan dan mencetaknya menggunakan printer. Masih ada toko yang menggunakan nota manual dan suka suka CS nya menuliskan nama barang yang dijualnya.
Anda atau karyawan yang ditugaskan belanja wajib untuk memberikan catatan dari setiap item belanjaan supaya bagian keuangan atau gudang mengetahui jenis barang yang dibeli. Tujuannya adalah agar mereka tidak bingung pada saat mencatatnya di pembukuan.
Memberikan catatan atau keterangan di setiap nama produk dengan tujuan memperjelas barang belanja sesuai standar penamaan perusahaan adalah sistem pertama yang harus dijalankan secara konsisten dan disiplin. Ingat, dalam sebuah organisasi kerja, antara satu tim dengan tim lain ada hubungan yang tidak bisa dipisahkan. Tim inventory atau gudang membutuhkan data yang didapat dari purchasing. begitu juga dengan akunting. Jangan sampai data tersebut hanya bisa dibaca dan dipahami oleh satu orang saja.
Sangat mudah kan? harusnya anda bisa dan wajib mencobanya dari sekarang. Lakukan terus kebiasaan ini setiap kali ada transaksi yang berhubungan dengan uang. Jika penjual atau toko tidak mempunyai nota, mintalah coretan dalam sebuah kertas, atau buatlah nota sendiri. Dengan demikian, transaksi pemasukan dan pengeluaran uang bisnis semuanya bisa tercatat dengan baik.
Berikut ini data keuangan yang harus anda kumpulkan
Jika anda belum paham dokumen apa saja yang harus dikumpulkan, daftar berikut ini bisa anda gunakan sebagai panduan
- Nota-nota. Biasanya setiap kali belanja anda akan mendapatkan nota yang berisi daftar belanja. Jangan buang nota ini karena bagian inventory atau finance sangat membutuhkannya
- Kuitansi.Biasanya digunakan jika anda melakukan pembayaran segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan pembelian. Misalnya anda membayar iuran sampah, keamanan, dan lainnya.
- Faktur pajak. Ini juga wajib anda simpan dan harus anda masukan dalam pembukuan. Tunggu pembahasannya
- Surat jalan. Biasanya didapat ketika anda menerima sebuah paket dalam jumlah besar. Jika tidak ada salinan untuk anda, anda bisa menggandakannya untuk diarsipkan
- Invoice. Ini juga termasuk data keuangan sebagai bukti pembayaran. Invoice biasa digunakan di perusahaan leasing dan perusahaan lainnya
Template Invoice
Kami menyediakan banyak sekali template invoice. Jika anda tertarik, bisa menghubungi kami untuk mendapatkan filenya secara gratis.
Masih Mikir-Mikir?
#pembukuan #jasapembukuanonline #pembukuanumkm #Analisalaporankeuangan #pembukuant
